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               >  洞見 >  人力資源管理  > 正文

              HR須知:幾大不得不防的用工風險

              2016/2/22

              人才“選用育留”工作中貫穿著一條重要的原則:防范用工風險。對“用工風險”做到心中有數,提前把握、準確規避,不僅是HR工作中重要的職能,更能幫助企業避免法律、法規糾紛,節省成本、及時止損。下文便提出了企業任用員工過程中容易出現的幾大用工風險,并給出了有效的應對措施。


              一、    試用期管理的法律風險防范

              首先,入職審查需嚴格。用人單位在招聘員工時,切莫夸大其詞,招聘廣告

              避免涉嫌就業岐視,應符合實際情況。同時要充分運用對入職者的知情權,做好應聘人員的背景調查,把好面試關,對勞動者的身份、學歷、職業資格、工作經歷、健康狀況、與原單位是否解除勞動關系等進行嚴格核查,要求入職人員如實填寫、簽名,并保證所提供的信息屬實,同時做好保留、掌握和管理好勞動者提供的相關書面證明材料,防止應聘人員存在弄虛作假的情形。特別要注意的是《勞動合同法》第91條規定,用人單位一旦未經核實就招用與其他用人單位尚未解除或者終止勞動合同關系的勞動者,就可能面臨給其他用人單位造成損失而應當承擔的連帶賠償責任。

               

              其次,錄用設計需用心。用人單位在試用期內辭退員工,除應符合《勞動合同法》第39條規定的法定情形外,還應當向勞動者書面告知辭退的理由,并將解除勞動關系的理由通知工會。這就要求用人單位在設計錄用條件時,應有量化的考核標準,具有可操作性,注重對勞動者能力的考察,明確試用期的績效評估制度,明確考核標準、考核方式和方法,并將考核鑒定結果作為該員工是否符合錄用條件的證明。切忌一刀切或將錄用條件空泛化,抽象化。要特別注重對試用期內勞動者不符合錄用條件的證據收集。

               

               

              再次,告知證據需留存?!秳趧雍贤ā返?/span>8條規定,用人單位招用勞動者時,應當如實告知勞動者工作內容、工作條件、工作地點、職業危害、安全生產狀況、勞動報酬,以及勞動者要求了解的其他情況。如果用人單位招用勞動者時未向勞動者履行告知義務,或履行了告知義務但無法舉證,則可能承擔相應的不利后果。因此用人單位要做好《應聘登記》、《錄用通知》、《入職需知》和《崗位職責》等相關程序,由勞動者閱讀和填寫,留下其簽收的證據,表明入職員工已經知曉相關內容,以便日后用人單位舉證。最后,勞動合同需簽訂。根據《勞動合同法》第10條規定,已建立勞動關系,未同時訂立書面勞動合同的,應當自用工之日起一個月內訂立書面勞動合同。用人單位要樹立勞動合同先行的觀念,最好建立先訂合同后用工的習慣,先與勞動者簽訂勞動合同,并對勞動合同生效的條件進行約定后,再辦理入職手續,讓合同簽訂時間在前,合同期限開始時間在后。用人單位最遲也必須在一個月內與勞動者訂立勞動合同,超過一個月即為違法,需要承擔法律責任。對決定不錄用或者不愿簽訂合同的勞動者,用人單位要履行書面通知義務,并在入職未滿一個月內及時予以辭退,以規避用人單位未簽訂勞動合同的法律風險。

               

              二、規章制度管理的法律風險防范

              其一,規章制度制定要合理合法、明確具體和可操作性?!秳趧雍贤ā分煌ㄟ^第25條規定兩種處罰情形,即勞動者違反服務期的違約金和違反競業限制的違約金;另外《企業職工獎懲條例》被國務院第516號令廢止后,企業的任何規章制度中存在的罰款的處罰條款都是沒有法律依據的。因此,建議用人單位在制定規章制度時應設立有關警告、記過、記大過、開除、除名及辭退等紀律處分的措施。如果用人單位沒有及時在規章制度中確立相關紀律處分措施,而是繼續沿用以前的勞動紀律處罰措施,就沒有法律依據,從而導致勞動管理行為無效,甚至可能需要承擔相應的法律責任;另外,勞動法規定,勞動者嚴重違反勞動紀律或者用人單位規章制度的,用人單位可以解除勞動合同。但法律并沒有對何謂嚴重違反作出詳細、具體的規定,這就需要用人單位在制定規章制度時予以界定、量化和細化。一方面在員工手冊或者規章制度中對嚴重違規或者重大損害行為的情形要有明確的規定;另一方面,要在明確哪些行為是嚴重違規、嚴重失職、營私舞弊的同時,進行量化。這樣在實際操作和認定中就會有充分的依據。但用人單位絕不可以籍此機會,惡意侵犯勞動者的合法權益,例如將午餐時間超過30分鐘、工作中上廁所時間超過10分鐘等列為嚴重違反用人單位規章制度的情形,并以此為依據懲罰勞動者。其

               


              其二,規章制度要公示或告知,注重證據舉證。根據《勞動合同法》第4條的規定,用人單位在制定和修改規章制度時,是否經過平等協商程序、規章制度內容是否合法、是否向員工公示等,都直接決定用人單位在勞動爭議案件中的勝敗。用人單位在制定規章制度后,應當采取有效的措施向勞動者公示或告知,務必保留好記錄,保存好相關證據,如制定和修改規章制度時的會議紀要、討論情況和經過、有員工簽領確認的職工手冊、內部制度考核、培訓的簽到表、公司公告欄或宣傳欄內張貼公告的記錄等。

              其三,解除勞動關系的決定已事先告知工會的證據?!秳趧雍贤ā返?/span>43條規定,用人單位單方解除勞動合同,應當事先將理由通知工會。用人單位違反法律、行政法規規定或者勞動合同約定的,工會有權要求用人單位糾正。用人單位應當研究工會的意見,并將處理結果書面通知工會。201321日起實施的勞動爭議司法解釋(四)第12條明確將用人單位事先告知工會的程序義務作為用人單位解除勞動關系合法的必備條件。也就是說,即使用人單位解除勞動關系的制度依據再充分、事實再確鑿,只要其未依法履行告知工會的義務,就必然導致其解除行為違法。因此用人單位不僅負有舉證明其解除勞動關系具有合法性事由的義務,還負有舉證證明其解除勞動關系程序符合《勞動合同法》第43條規定的義務。即提供解除勞動合同事項已通知工會的證據。

               

              三、勞動合同管理的法律風險防范

              1、勞動合同簽訂的證據舉證?,F在用人單位都比較重視勞動合同的簽訂和保管,但容易忽視勞動合同交付的證據留存。根據《勞動合同法》第81條規定,用人單位未將勞動合同文本交付員工,給勞動者造成損害的,應承擔一定法律責任。如果用人單位單邊持有勞動合同,或者雖給勞動者持有一份,但未保留送達證據,一旦勞動者投訴你沒有與其簽訂勞動合同,則視同訂立無固定期限的勞動合同、每月支付二倍工資、按經濟補償標準的二倍支付賠償金等問題就接踵而來,此時用人單位舉證就非常困難,必然陷入被動局面;另外《勞動合同法》第14條規定,符合條件的勞動者提出簽訂無固定期限勞動合同時,用人單位應當與勞動者訂立無固定期限合同。如果用人單位不能舉證是勞動者自已主動提出訂立固定期限勞動合同的,就可能面臨支付二倍工資的風險。因此用人單位在實際工作中,對于符合條件的勞動者,應主動提出簽訂無固定期限合同,以書面形式向勞動者征詢需訂立哪種類型的合同,如勞動者同意或主動提出訂立固定期限勞動合同的,用人單位一定要保留勞動者同意的書面證據并保留,以免出現爭議時無法舉證。


              2、解除或終止勞動關系證據的留存?!秳趧雍贤ā返?/span>50、89條規定,用人單位應當在解除或終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明。這是強制性的法定義務,用人單位違反本法規定未向勞動者出具解除或者終止勞動合同的書面證明,將由勞動行政部門責令改正,給勞動者造成損害的,應當承擔賠償責任。因此當用人單位與勞動者解除或終止勞動關系時,不僅要出具相關證明文書,最主要的是要送達并妥善留存證據。假如用人單位無法舉證,還可能存在這樣的隱患:可以認定雙方勞動合同并沒有解除,勞動關系還在,甚至視同續簽了無固定期限的勞動合同。因此用人單位在解除、終止勞動合同時一定要保留勞動者本人簽收的證據,并及時為勞動者辦理檔案和社會保險關系轉移手續。

               

               


              四、薪酬管理的法律風險防范

              一是員工薪酬不得隨意克扣。勞動報酬權是勞動者利益的集中表現。勞動合同法等相關法律法規對勞動報酬的確定、勞動報酬的發放周期、工資清單的發放等均作了詳細規定,并對無故克扣或拖欠勞動報酬、超時加班等違法行為規定了相應的法律后果,用人單位對其都負有不可推卸的舉證責任。因此,用人單位應當嚴格執行勞動定額標準,不得強迫或者變相強迫勞動者加班。用人單位安排加班的,應當按照國家有關規定向勞動者支付加班費。

              二是做好薪酬支付憑證的舉證責任。用人單位要遵守法律法規要求,在勞動合同、集體合同、企業內部工資支付制度、工資集體協商中明確工資構成、工資發放程序等相關事項;在勞動合同簽訂以及內部薪酬制度制定時要做到同工同酬,有明確的崗位、相對應的薪酬分配以及薪酬考核評價系統;還要按規定發放工資及加班費,繳交社會保險,編制工資支付表,列明工資支付詳細清單,同時留存好勞動者領取工資的簽收手續。

               

              五、員工離職管理的法律風險防范

              在勞動爭議中,因企業提出解除勞動關系而引發的勞動爭議不在少數,用人單位在離職管理中要著重加強用人單位提出解除勞動關系方面的證據管理。根據《勞動合同法》第39、40條之規定,用人單位可以解除勞動合同。但依據此條解除勞動合同時,用人單位應注重證據舉證。勞動者嚴重失職,營私舞弊,造成重大損害,用人單位在與其解除勞動合同時,一定要注意保留該員工嚴重違規和重大損害的事實依據,并以書面形式通知員工。建立日常書面行文制度和檔案保管制度,對于大錯不犯,小錯不斷的員工的違紀行為,應注意平時記錄在案。違紀員工的檢討書、違紀員工本人簽字的違紀記錄、處罰通知書、其他員工及知情者的證詞、有關事件涉及的物證等相關資料都應盡量收集和保留。根據《勞動合同法》第40條之規定解除勞動合同時,用人單位一定要注意能提供相關依據。例如勞動能力鑒定表以證明勞動者在規定的醫療期后無法從事原工作和用人單位另行安排的工作;約定工作量的勞動合同,員工參加崗位培訓的相關證明以證明勞動者不能勝任工作,經培訓后仍然不能勝任工作;因客觀情況發生重大變化導致原合同無法履行時,一定要注意與員工的溝通和協調,只有經協商無法就變更勞動合同達成一致意見,用人單位才可以解除勞動合同。這些證據的掌握將在離職爭議中起到很重要的舉證作用。同時及時辦理員工工作財產的交接、檔案轉移以及工資、經濟補償金、代通知金的發放等手續,并留存好相關材料。

               

              總之,用人單位能否舉證、如何舉證,用以預防勞動爭議的發生是十分重要的。在勞動爭議處理中,舉證責任的正確運用,對迅速查清事實,及時審結案件,起著重要的決定性作用。

               

              (文/蘭富通  原文名為《案例精解5類用工風險及應對措施》)

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